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    “现在必须全力扩张渠道体系,要在国内建立若干配送中心,实现按订单生产,加快应收款的管理,避免产生不必要的呆账与坏账……”“你们信息中心必须拿出一个方案,让我们的信息化建设尽快开展。”

    这是企业的信息化主管经常碰到的情况,业务部门总是有数不尽的需求,IT部门也总是能做到有求必应,而结果却是信息孤岛无处不在,最终业务部门和IT部门都有怨言。

    信息化是一场“土改运动”?

    据META Group的统计,一家典型的大型企业平均拥有49个应用系统。每一个系统响应不同需求,但系统间却难以呼应,相互隔离。IT为什么总是那么难以与企业业务需求做到丝丝入扣,IT战略为什么总是那么难以以与企业战略互动呢?

    研究发现,信息孤岛表现在形式上是数据矛盾和应用不交互,而在深层其实是管理的条条框框的原因。企业的职能部门分管了企业的各项业务,无意中也分隔了企业内的原本应该统一的信息数据:因为管理信息化需求的不同,提交者关心的重点缺乏全局观,企业统一的业务流也未能反应到全部信息系统上。

    信息化就是要在企业内部“打倒信息土豪”,一般员工也好,企业管理人员也好,“能不能分到田地”是他们决定“参不参加打土豪”的重要因素之一。对于企业信息化,基层员工和中高层管理者各自抱有不同的心态。一般而言,基层员工对信息化变革的心态主要是“三个恐惧”:失业的恐惧、学习新东西的恐惧、改变原有工作习惯的恐惧。而中高层员工对信息化的心态也矛盾:他们既希望保持传统习惯与工作方式、权利的荣誉感,也希望信息化能更有利于管理下级,但又不愿意使自己的工作情况暴露在大众面前等等。很多员工认识到:在现有的绩效管理体系下去参加“信息化”,无疑是给自己的脖子上套绳索。

    在这种前提下进行的信息化,需求分析得到的结果也必然会是被动的、不客观的,因为“管理孤岛”往往会造成部门之间甚至不同业务岗位之间各说各话,缺少全局的协同,从而造成“需求孤岛”,然后又进一步形成“信息孤岛”,最终导致信息化项目不能达到预期效果。

    “管理孤岛”导致“需求孤岛”

    供应商的咨询顾问介绍得慷慨激昂、口若悬河后等着企业人员提问,但没有任何反应,不知道是没有听懂还是已经全懂了。其实真正的原因就是:企业的管理人员根本就不知道该问什么问题。还有一幕是:企业与供应商面对面的“较量”很热闹,各部门的管理人员正在把问题连珠带炮似地一个个抛给供应商,顾问都有些招架不住了……

    对于企业自身战略的需要,很多信息主管总感觉无从下手。有的企业根本就缺少自发需求,而有的企业看起来每个业务部门都有无数的需求,但就是不到点子上。其根源是企业及员工对信息化真正需求的认知出了问题。事实上,一个企业在管理上不首先做到明确化,也很难明确真正的业务需求。只有真正提前了解了业务流程,才能谈得上流程的优化、简化和E化,再反过来促进管理的提升,实现IT与管理的深度结合,并最终促使企业信息化从业务流程再造上升到管理模式的再造。

    从单个的企业来说,业务流程再造是告诉人们要怎样做,而管理模式再造却是告诉人们为什么要这样做,两者的效果截然不同:再造后的业务流程大多数是达到“要我做什么”的效果,这种行为是被动的,而再造后的管理模式却达到“我要做什么”的效果,这种认识是主动的,从被动到主动,所得到的效果也就会有天壤之别。

    到底该如何突破管理上的层层迷雾、挖掘出真正的适合自身的业务需求,真正了解自己的需求呢?

    为了能够使企业进行信息化建设过程中做好信息化前的需求分析工作,对企业要有全面的了解。需求分析应遵循以下三大原则:

    首先,需求分析要全面考虑。在需求分析阶段首先要从企业全局出发,综合所有部门业务考虑,从企业战略、发展目标、运作方式、行业特点、生产类型等宏观再深入到企业管理的每一个关键流程和关键业务的微观。

    其次,需求分析要全员参与。信息化工作绝对不仅仅是IT部门的事,它与企业的方方面面有着紧密的联系,所以需求分析必须要以企业的管理人员、业务人员、生产一线人员为主。要在他们中间进行各方面的调研,以掌握企业管理的第一手资料。

    最后,需求分析要从关键流程入手。要想了解企业真正的“痛”,要从了解关键业务流程和主要业务工作开始。通过自下而上的调研访谈,再通过自上而下的分析,通过对企业关键点、关键业务流程、关键业务处理的分析,以便快速熟悉企业业务。

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